אם בעבר השתמשו בתיוק של מסמכים בקלסרים, הרי שכיום בעידן בו כמויות המידע הן עצומות, הדרך היחידה לשמור עליו ולנהל אותו היא באמצעות תוכנת CRM. יותר ויותר מכללות ואוניברסיטאות משתמשות במערכות כאלה במטרה לנהל, לשמור ולתעד את המידע שיש על המתעניינים, על התלמידים, על הבוגרים וכמובן על צוות המרצים ועל הצוות הניהולי.

מדוע להטמיע תוכנה לניהול מוסד אקדמי?

קיימות מספר סיבות להטמעת תוכנה לניהול מוסד אקדמי במכללה או באוניברסיטה:

 

יתרונות תוכנה לניהול מוסד אקדמי

אין ספק ששימוש במערכת CRM הופכת את הניהול של המוסד האקדמי לקל יותר ואת התפקוד היום יומי שלו ליעיל יותר. השימוש במערכת CRM ממוחשבת מאפשר לצוות הניהול, לצוות המרצים וכמובן לסטודנטים לגשת אל המידע שהם זקוקים לו בכל רגע ומכל מקום. אך קיימים עוד שני יתרונות עיקריים לשימוש במערכת CRM מסוג זה. היתרון הראשון הוא שהמערכת מבצעת גיבוי אוטומטי כך שהמידע אף פעם לא נעלם או נמחק והיתרון השני הוא שמערכת מוגנת נגד התקפות סייבר ויש לה תו אבטחת מידע בהתאם לתקנות הרשות לשמירה על פרטיות בארץ.

שימוש במערכת CRM לצורך הפקת שאילתות ודוחות

מערכת CRM לניהול מוסד אקדמי היא מאגר מידע עצום שניתן להפיק ממנו שאילתות ודוחות, אשר יתנו מידע רב לצוות הניהולי של המוסד על שביעות הרצון של הסטודנטים, על איכות המרצים ועל תפקוד המוסד באופן כללי. שאילתה נפוצה אותה בודקים מוסדות אקדמאים רבים היא מהם אחוזי הסגירה של מתעניינים? במידה והיחס בין מספר המתעניינים למספר הנרשמים הוא גבוה, הרי שאחוזי הסגירה הם גבוהים וסביר להניח שאין צורך לבצע תיקונים או התאמות במערך השיווק או הרישום לקורס. אך כאשר היחס בין המתעניינים לנרשמים הוא נמוך, הרי שאחוזי הסגירה הם נמוכים וצריך לבדוק מה צריך תיקון  – האם המחיר גבוה מדי? האם מבחני הקבלה קשים מדי? האם תהליך הרישום מסורבל? התשובות לשאילתות השונות יעניקו לצוות הניהולי מידע אמין ועדכני לגבי התפקוד השוטף של המוסד האקדמי.

דגשים לבחירת ספק להטמעת תוכנה לניהול מוסד אקדמי

הטמעת תוכנה לניהול מוסד אקדמי הינה תהליך שאורך מספר שבועות ולכן מומלץ לבחור בספק בעל ידע וניסיון רב בתחום. להן מספר דגשים לבחירת ספק עבור ניהול תוכנה: