היום יותר ויותר מכללות ומוסדות חינוך יודעים שבכדי שיבחרו בהם וילמדו אצלם הם צריכים לבצע שיווק מסיבי וגם כמובן לאסוף לידים איכותיים ולחזור אליהם. במקביל חשוב לשמור על שביעות הרצון של התלמידים שנרשמו וגם לבצע מעקב אחר הפעילות שלהם וכל זאת על ידי הפקת דוחות רלוונטיים.

מערכת לניהול דוחות – הדרך הטובה ביותר לנהל את הפעילות במכללה:

לא משנה אם מדובר במכללה או באוניברסיטה או בכל מוסד חינוכי אחר, יש צורך לאסוף את כל הדוחות בצורה מסודרת ולבצע מעקב מאורגן אחריהם. בעוד יש דוחות שקיימים בכל מערכת לניהול דוחות כללית ומותאמים באופן כללי לשוק מוסדות הלימוד, ישנם דוחות הרלוונטיים למוסד הספציפי ויש צורך להוסיף אותם למערכת ניהול הדוחות הקיימת.

מערכת ניהול דוחות היא בעצם חלק ממערכת CRM שהיא מערכת לניהול קשרי לקוחות, כאשר נותן השירות במקרה הזה הוא המוסד האקדמאי והלקוחות הם התלמידים הפוטנציאליים שמתעניינים ללמוד בו או תלמידים שכבר נרשמו ללימודים ולומדים בו. יש צורך לנהל מעקב אחר כל התחומים האלה וכמובן להפיק דוחות מותאמים .

המערכת מאפשרת להוציא דוחות מותאמים למוסד הלימודי בהשוואה לתקופות אחרות בכדי לדעת אם אפיקי השיווק עדיין עובדים כמו שצריך ואם היתה ירידה בכמות הפניות או בכמות ההרשמות ולבדוק כיצד להתמודד עם המצב החדש. כמו כן ניתן לעקוב אחר  מספר התלמידים שנרשמו לעומת כמות הפניות שהתקבלה.

יתרון נוסף של מערכת לינהול דוחות היא האפשרות לתזמן את הדוח עצמו כאשר אתם מגדירים במערכת מתי אתם מעוניינים לקבל את הנתונים בכל אחד מהאגפים במכללה והדוח יגיע אליכם בזמן שבחרתם עם הנתונים הרלוונטיים. ישנה אפשרות גם לבחור התראות מסוימות בדוחות מסוימים כמו לדוגמא אם תלמיד עבר את תאריך הרישום שלו או תלמיד פוטנציאלי פנה ולא השלים את תהליך הרישום כך תקפוץ התראה באותו הדוח.

כאשר ישנה מערכת לניהול דוחות במכללה או בכל מוסד חינוכי אחר ניתן להיכנס אליה מכל מקום שרוצים- מחשב נייח בעבודה או מחשב נייח בבית וכל מכשיר חכם שיש לכם. כך ניתן לעקוב אחר הדוחות ולקבל את ההתראות ואת הדוחות המתוזמנים בכל זמן נתון מבלי לחכות להגיע למחרת למשרד בכדי להוציא דוחות ולעבור עליהם.

 

הזמינות לצפייה בדוחות מאפשרת מעקב אחר הנתונים וההתנהלות במכללה גם כאשר אתם לא נמצאים שן, לבצע בקרה אחר פעולות השיווק השונות וההרשמה ולהשוות נתונים לתקופות שקדמו. כמו כן ניתן להישאר מעודכנים בנעשה בכל אחת מהמחלקות בעסק ולייצא נתונים רלוונטיים במערכת לניהול דוחות בכל עת או בתזמון מראש של הדוחות.