כל מוסד חינוכי באשר הוא- מכלה או אוניברסיטה הוא גם עסק לכל דבר. וכעסק הוא צריך להיות רווחי ולכן הוא צריך לעקוב ולנהל את תזרים המזומנים שלו. זה אומר להשקיע כלכלית בערוצי שיווק שונים, לוודא איזה מהערוצים האלה עובד ומביא פניות, לוודא שאותן פניות הופכות לנרשמים ללימודים ואותו מוסד מרוויח כסף. בשביל לוודא שהסטודנטים אכן נרשמים ומשלמים ולבצע מעקב אחר תזרים המזומנים באופן קבוע יש צורך במערכת לניהול גבייה.

מערכת לניהול גבייה- חובה בכל מוסד לימודי:

מוסד לימודי הוא כאמור סוג של עסק והוא מבצע גבייה ולכן יש לו צורך בתוכנה או במערכת לניהול גבייה. אותה מערכת CRM הינה מערכת המותאמת לצרכי המכללה או כל מוסד חינוך אחר ומאפשרת דרך יעילה מהירה ממוחשבת וחכמה לעקוב אחר התשלום או התשלומים של כל תלמיד ותלמידה אשר נרשמים לאותו מוסד. בהתאם לתנאי התשלום של כל סטודנט וסטודנט ושל כל מכללה ומכללה ניתן להכניס את הנתונים לתוך המערכת ולבצע את הגבייה בצורה קלה יותר עם התראות שקופצות בזמן התשלום, מיילים והודעות שנשלחות והצגת מצב נתונים עדכני מבלי היכנס באופן יזום למערכת לבדוק ומבלי לבצע מעקב ידני אחר התשלום.

היתרונות של מערכת CRM לניהול גבייה וחשבונאות:

  1. הדרישה לתשלום יוצאת באופן אוטומטי במייל ובמסרונים
  2. את התשלום ניתן לבצע דרך המערכת עצמה בצורה קלה ומהירה
  3. חוסך בירוקרטיה וטלפונים מיותרים
  4. סנכרון בין רשימת התשלומים שבוצעו והתשלומים שחסרים והעברה מעקב במחלקת הנהלת חשבונות
  5. מעקב קבוע אחר תזרים המזומנים ומערך התשלומים של המוסד הלימודי והתראות על תשלומים שעבר זמנם ולא התקבלו

המערכת עצמה קלה לתפעול ולניהול וכך ברגע שמכניסים פעם אחת את הנתונים הרלוונטיים כמו פרטי התקשרות תנאי תשלום ופרטי גבייה לא צריך בכל פעם לעדכן את הפרטים מחדש וכל עובד במכללה בכל אגף או מחלקה יכול להיכנס בכל רגע נתון לאותה מערכת לניהול גבייה וחשבונאות, לקבל תמונת מצב עדכנית וגם לעדכן בשינויים במידת הצורך.

ניתן בנוחות ובפשטות להכניס את התשלומים הקבועים למערכת על ידי שימוש באופציה של תשלום בהוראת קבע ובמידה וקיימים תנאי תשלום מיוחדים ואחרים גם אותם אפשר לעדכן במערכת והיא תבצע את המעקב הנדרש מבלי שיהיה צורך לבצע מעקב ידני.

 

כל מוסד לימודי באשר הוא צריך מערכת לניהול קשרי לקוחות שהיא בעצם מערכת CRM ובתוכה לבחור את התת מערכות הרלוונטיות לארגון ולהתאים את אותה מערכת לצרכי המכללה או האוניברסיטה החל ממערכת לניהול לידים דרך מערכת לניהול מערכת שעות ועד מערכת לניהול גבייה וחשבונאות.