מכללה היא עסק לכל דבר- היא נותנת השירות שהוא הלימודים שמתקיימים בה, והלקוחות שלה הם הסטודנטים אשר מגיעים ללמוד באותה מכללה. לצורך ניהול נכון של המכללה כמו כל עסק בכדי להתנהל בצורה יעילה ובעיקר בשביל להישאר עסק רווחי ולהמשיך להתקיים- יש צורך במערכת ניהול, שהיא מערכת CRM

מערכת ניהול של CRM מאפשרת לייעל את כל התהליכים במכללה:

מערכת CRM  או מערכת לניהול קשרי לקוחות הינה מערכת שחובה היום בכל מוסד ולא רק בחברות וארגונים ובכלל זה גם במכללות. המערכת מאפשרת מעקב רצוף וקבוע אחר כל הנתונים של המוסד, מהרגע שלקוח- סטודנט פוטנציאלי מתעניין בלימודים והופך להיות ליד שמכניסים לתוך המערכת לצורך מעקב ועד שהוא סיים את הלימודים. תוך כדי יש כמובן הפיכתו לסטודנט במכללה, מעקב אחר מערכת השעות שלו והלימודים שלו, אחר הציונים לוח הזמנים וכמובן מעקב התשלומים שלו לאורך כל הזמן שהוא תלמיד במכללה.

המערכת מאפשרת ייעול תהליכים של המכללה בכך שהיא מאפשרת לעקוב אחר ערוצי השיווק של המכללה, לבדוק מאיפה מגיעות רוב הפניות , מאיזה ערוץ מגיעים הלידים האיכותיים ולאחר מכן לעשות חשבון איפה כדאי להמשיך להשקיע כסף ולשווק. כמו כן לאחר שמכניסים את פרטי ההתקשרות הראשוניים למערכת ניתן בקלות לעקוב אחר ההתנהלות ולבדוק אם אותו פונה הופך לסטודנט במכללה ואם לא- מדוע לא. ובמידה שכן- כמובן לבצע מעקב אחר התשלומים שלו וכל שאר הנתונים הנוגעים ללימודים שלו במכללה.

המערכת מאפשרת סנכרון בין כל המגמות והמחלקות בתוך המכללה וכך ברגע שמכניסים פעם אחת את פרטי ההתקשרות של פונה פוטנציאלי למערכת הוא נשאר שם וכל עובד במכללה שיש לו גישה למערכת הניהול יכול להיכנס ולבדוק מה מצב הפנייה והיכן הוא עומד ולדלות מידע רלוונטי ועדכני. כמו כן ברגע שמעדכנים את הנתונים במערכת היא מתעדכנת אצל כולם ואין צורך לשלוח ולוודא שעודכנו.  המידע שמכניסים למערכת נשמר בתוכה וניתן לשלוף אותה בצורה מהירה ויעילה ולעקוב אחריו בכל דרך אפשרים במחשב הנייח או במחשב הנייד וגם דרך טלפון חכם בכל זמן שנוח ועל ידי כך לבצע מעקב צמוד אחר המתרחש.

מערכת CRM היא מערכת ניהול שכיום נהוג להכניס בכל המכללות והאוניברסיטאות ממש כמו בכל הארגונים והחברות העסקיות שכן הם עסקים רווחיים שבכדי לנהל את המוסד החינוכי שלהם בצורה יעילה וטובה צריכים לבצע מעקב אחר הפעילות שלהם. שימוש במערכת מאפשר ייעול תהליכים במכללה מהשלב הראשון של השיווק והבאת לידים פוטנציאליים דרך הלימודים עצמם והתשלום עבור הלימודים ועד שהסטודנט מסיים את הלימודים ועוזב את המכללה.